Obsługa księgowości jest jedną z najważniejszych kwestii w prowadzeniu firmy. Obecnie przedsiębiorcy mają do wyboru usługi tradycyjnych biur rachunkowych oraz prowadzenie rozliczeń w różnych formach przez Internet - w formie biura rachunkowego online. Dowiedz się, czym charakteryzują się te sposoby prowadzenia księgowości i zdecyduj, którą formę wybrać do swojej firmy.
Usługi biura rachunkowego – tradycyjna forma obsługi
Tradycyjna oferta biur rachunkowych polega głównie na prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych, sporządzaniu odpowiednich deklaracji podatkowych oraz wysyłaniu deklaracji i plików JPK do urzędów. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z księgowości tradycyjnej, zobowiązani są do dostarczenia dokumentów do biura rachunkowego lub księgowej – najczęściej raz w miesiącu. Dokumenty księgowe dostarczane są osobiście, za pośrednictwem poczty lub przez kuriera. Po otrzymaniu dokumentów pracownicy biura sprawdzają je, wprowadzają do systemu, a następnie księgują.
Tradycyjne usługi biura rachunkowego – wady i zalety
Prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe ma liczne zalety. Głównym atutem tego rodzaju obsługi rachunkowej jest przejęcie przez biuro całej odpowiedzialności za poprawne wypełnianie deklaracji i rozliczania się z fiskusem. Korzystając z tradycyjnej obsługi księgowej, zyskujesz wsparcie wykwalifikowanych, doświadczonych księgowych, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i są biegli w temacie cały czas zmieniających się przepisów prawnych i rozliczeniowych. Stacjonarne biura rachunkowe oferują również przechowywanie całej dokumentacji w swoich siedzibach, dzięki czemu unikniesz kontroli urzędników w swojej firmie.
Do zalet płynących z prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe, należy przede wszystkim:
- przekazanie odpowiedzialności za poprawne wypełnianie deklaracji i rozliczania się z fiskusem w ręce biura rachunkowego,
- wsparcie wykwalifikowanych i doświadczonych księgowych,
- i przechowywanie całej dokumentacji księgowej w swoich siedzibach.
Wadą tej formy obsługo księgowej jest konieczność wyboru biura rachunkowego w pobliżu lokalizacji przedsiębiorcy i poświęcanie czasu na przekazywanie dokumentów księgowym. Wgląd we własną dokumentację jest utrudniony i za każdym razem wymaga kontaktu z pracownikiem biura rachunkowego.
Aplikacja księgowa – czym jest?
Aplikacja księgowa umożliwia samodzielne prowadzenie swojej księgowości przez przedsiębiorcę z wykorzystaniem oprogramowania „w chmurze”. Polega to na przesyłaniu dokumentów drogą elektroniczną do aplikacji, w której przedsiębiorca zarządza swoimi plikami. Serwisy księgowe online posiadają algorytmy ułatwiające samodzielne prowadzenie rachunkowości, przygotowanie deklaracji podatkowych i ich wysyłkę do urzędu.
Aplikacja księgowa – wady i zalety
Aplikacja księgowa wymaga posiadania przez jej użytkownika merytorycznej wiedzy księgowej oraz znajomości prawa podatkowego. Jest ona jedynie wygodnym narzędziem, które nie zastąpi wiedzy i doświadczenia z zakresu księgowości.
Wady takiego rozwiązania, to:
- konieczność posiadania merytorycznej wiedzy księgowej oraz znajomości prawa podatkowego,
- narzędzie, które nie zastąpi wiedzy i doświadczenia specjalistów z zakresu księgowości.
Dla wyedukowanych użytkowników jest za to nisko kosztową alternatywą dla prowadzenia rozliczeń przez biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe online – czym jest?
Korzystanie z usług biura rachunkowego online jest coraz popularniejszą formą prowadzenia rachunkowości przez firmę. Rozwiązanie w formie księgowości online łączy wygodę korzystania z aplikacji księgowej z pewnością, jaką daje zlecenie tych spraw profesjonalistom. Współpraca polega na przesyłaniu dokumentów do biura księgowego drogą elektroniczną – wszystko odbywa się za pomocą specjalnego oprogramowania lub aplikacji, w której przedsiębiorca zarządza swoimi plikami. Dokumenty księgowe po przesłaniu ich drogą elektroniczna do biura rachunkowego, umieszczane są w repozytorium dokumentów finansowych. Dostęp do nich ma zarówno przedsiębiorca – klient biura, jak i księgowy – pracownik biura rachunkowego online przydzielony do obsługi rozliczeń danego klienta. W tym modelu to internetowe biuro rachunkowe online bierze odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń podatkowych, służy radą, wyjaśnia wątpliwości.
Komunikacja za pomocą specjalnej aplikacji umożliwia sprawny przepływ informacji i dokumentów, daje dodatkowe narzędzia przedsiębiorcom (np. fakturowanie, prowadzenie kasy), pozwala ograniczyć czas przedsiębiorcy poświęcany na „sprawy papierkowe”.
Korzystanie z usług internetowego biura rachunkowego daje przedsiębiorcy pewność prawidłowego prowadzenia księgowości online, dzięki czemu może się on skupić na swojej podstawowej działalności.
Biuro rachunkowe online – wady i zalety
Nowoczesny sposób prowadzenia księgowości online skupia się przede wszystkim na obniżeniu kosztów rozliczeń oraz oszczędności czasu przedsiębiorcy. Wybierając tę formę prowadzenia spraw księgowych, nie musisz przyjeżdżać do biura rachunkowego – wszystko odbywa się formą internetową.
Wśród głównych zalet księgowości internetowej prowadzonej w biurze rachunkowym online wymienia się, m.in.:
- dostęp do dokumentów o każdej porze i z dowolnego miejsca,
- niższy koszt obsługi rachunkowej w porównaniu do biura rachunkowego,
- wygodę w kontakcie z księgowością,
- obliczanie składek i podatków przez wykwalifikowanych specjalistów,
- automatyczne wysyłanie informacji i przypomnień dotyczących zobowiązań podatkowych,
- tworzenie baz i ewidencji zgodnych z aktualnymi przepisami.
Do wad tego rozwiązania należy zaliczyć wyższy koszt usługi w porównaniu z samodzielnym prowadzeniem księgowości w aplikacji księgowej, który jednak jest równoważony przez przejęcie odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń przez biuro rachunkowe online.
Księgowość internetowa czy tradycyjna – co wybrać?
Zdecydowanie odradzamy korzystanie z aplikacji księgowych, gdyż korzyści cenowe mogą okazać się iluzoryczne w porównaniu z potencjalnymi skutkami uchybień w rozliczeniach podatkowych. Jaki zatem mamy wybór? Tradycyjne biuro rachunkowe czy księgowość internetowa prowadzona przez biuro rachunkowe online?
Usługi tradycyjnego biura rachunkowego to rozwiązanie, które co prawda gwarantuje wsparcie profesjonalistów, ale wiąże się z wieloma niedogodnościami, na które, przy dzisiejszym rozwoju technologii, nie ma potrzeby się już godzić.
Księgowość internetowa to nowoczesne rozwiązanie, polecane zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorców, którym zależy na wygodzie i oszczędności pieniędzy – usługi księgowości online są tańsze od oferty tradycyjnych biur rachunkowych, a zapewniają porównywalną pewność poprawności rozliczeń.
Biuro rachunkowe online zapewnia bezpieczne wsparcie w prowadzeniu działalności gospodarczej, a dedykowany opiekun odpowiada za kontakt z przedsiębiorcą, służąc pomocą i radą. Aplikacja do współpracy klientów z internetowym biurem rachunkowym umożliwia sprawną komunikację i wymianę dokumentów, a także daje dostęp do dodatkowych funkcjonalności.
