Slim VAT 2021 - czy rzeczywiście upraszcza procesy księgowe?
Zmniejszenie formalności i skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia podatkowe – taki jest cel wprowadzenia rozwiązania o nazwie Slim VAT, które obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się więcej!
Slim VAT to akronim utworzony ze słów simple, local and modern. Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów oznacza podatek prosty w obsłudze, dostosowany do lokalnej specyfiki danego kraju, w którym wdrażanie kolejnych rozwiązań technologicznych i e-usług administracji łączy się ze zmniejszaniem obowiązków ciążących na podatnikach.
Ponieważ w Polsce najwięcej jest małych i średnich firm, które własnymi siłami rozliczają VAT, nowe przepisy miały im pomóc, maksymalnie zmniejszając formalności. W ten sposób czas, który poświęcają na rozliczenia, powinien być coraz krótszy. Na zmianach miały też skorzystać większe firmy. Slim VAT miał oznaczać dla nich ułatwienia w pracy działów finansowo-księgowych oraz oszczędność czasu.
Slim VAT a zmiany w fakturowaniu
Projekt Slim VAT wprowadził zmiany m.in. w fakturowaniu. Dotyczy to zwłaszcza faktur korygujących in minus, gdzie zrezygnowano z formalnego warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów lub usługobiorcę.
Przed wprowadzeniem nowych przepisów trzeba było mieć potwierdzenie otrzymania takiej korekty przez kontrahenta, np. w formie żółtej zwrotki pocztowej, skanu podpisanej faktury, odesłanego oryginału podpisanej korekty albo potwierdzenia mailowego. Choć stwarzało to problemy z pozyskaniem tego potwierdzenia i czasami podatnik musiał czekać miesiącami, aby je uzyskać (zwłaszcza jeśli był to jednorazowy kontrahent lub jednoosobowa działalność gospodarcza), to istniała tu furtka w postaci dochowania należytej staranności. Jeśli więc odpowiednio długo próbowało się uzyskać takie potwierdzenie i nie było odzewu, można było finalnie pomniejszyć VAT.
Obecnie zamiast jednego warunku w postaci potwierdzenia występują cztery:
- podatnik może uzgodnić z kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
- podatnik może posiadać dokumentację potwierdzającą to uzgodnienie,
- faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją,
- warunki obniżenia podstawy opodatkowania się ziściły.
Slim VAT a gromadzenie dokumentacji
Z jednej strony zniesiono obowiązek uzyskiwania potwierdzenia odbioru, ale z drugiej należy teraz gromadzić dokumentację, która to potwierdza. W objaśnieniach podatkowych do pakietu Slim VAT została ona zdefiniowana bardzo szeroko. Może być to zwrot towarów lub środków na konto, aneks do umowy czy stosowane za granicą letters of understandig. Może to być także regulamin sprzedaży lub ogólne warunki umowy, uzgodnienia mailowe, telefoniczne czy domniemana zgoda obu stron transakcji.
Za każdym razem jednak ciężar tego dowodu spoczywa na sprzedającym, co w przypadku domniemanej zgody czy ustaleń ustnych może stanowić nie lada wyzwanie. Jednak niezbędna jest nie tylko dokumentacja, ale i fakt ziszczenia się tych warunków, na co również należy posiadać dowody. Tak więc sam fakt ustalenia w regulaminie np. rabatu za określoną wartość obrotów nie wystarczy. Należy posiadać również dowody, że te warunki zostały spełnione. Dodatkowo taką fakturę należy ująć w okresie, w którym zdarzenie miało miejsce.
Slim VAT 2021 – przepisy przejściowe
W ramach przepisów przejściowych, spółki przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku, mają prawo podpisać porozumienie z kontrahentami, w którym ustalają, że będą stosować stare zasady. Wówczas korekty będą nadal ujmowane dopiero po otrzymaniu ich potwierdzenia. Przepis ten powoduje, że działy księgowości będą zmuszone prowadzić ewidencję kontrahentów, dla których potwierdza się korekty na nowych zasadach oraz takich, dla których będzie się to odbywało według starych reguł. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.
Nowe obowiązki kontrahentów w związku z wprowadzeniem Slim VAT
Nowe przepisy wprowadziły zmiany nie tylko po stronie sprzedawcy, ale i po stronie nabywcy. Kiedyś otrzymywał on fakturę korygującą, potwierdzał jej przyjęcie i miał prawo ująć ją w swoich rejestrach w okresie otrzymania lub dwóch kolejnych okresach obrachunkowych – jak każdą inną fakturę kosztową. Teraz jest zobowiązany do zmniejszenia podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. Jeśli tak się nie stało, wówczas ujęcie faktury korekty powinno mieć miejsce w okresie, w którym warunki będą spełnione.
Również od strony faktur zakupowych zwykłe ujęcie w rejestrze faktury korekty in minus od innego kontrahenta w momencie jej otrzymania lub kolejnych okresach, zastąpione zostało koniecznością analizowania, czy również dla firmy od strony nabywcy warunki zostały spełnione i można taką korektę ująć.
Rozliczenie warto zostawić profesjonalistom
Jak widać Slim VAT, choć w założeniu prosty, dla wielu może okazać się skomplikowany. Zwielokrotnienie warunków potrzebnych do poprawnego rozliczenia faktur stwarza ryzyko popełnienia błędu i może być zbyt czasochłonne dla działu księgowego wewnątrz firmy.
Z tego powodu rozliczenia tego rodzaju warto zlecić profesjonalistom z biura rachunkowego online, którzy zadbają o zgodną z aktualnymi przepisami ewidencję faktur. Zwłaszcza że obieg dokumentów i większość komunikacji można dziś prowadzić online. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat Slim VAT, skontaktuj się z nami, chętnie odpowiemy na każde pytanie.
