Użytkowanie samochodu na firmę – co musisz wiedzieć?

Jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczasz VAT i rozważasz kupno lub użytkowanie prywatnego samochodu przez firmę? Odpowiadamy na najważniejsze pytania w zakresie amortyzacji oraz eksploatacji auta przez właściciela firmy.

Samochód prywatny do użytku firmowego

Auto nie musi stanowić majątku firmy, aby móc wykorzystywać je do użytku firmowego. Co istotne, od 2019 roku nie istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu takiego pojazdu – wcześniej konieczne było rozpisywanie tak zwanej kilometrówki. 

Prywatnego wyjazdu nadal nie można włączyć w koszty firmowe

Nie zmieniła się jednak zasada określona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, a konkretnie w artykule 22, ustawy 1. Zgodnie z przepisami, dokładnie tak, jak ma to miejsce w przypadku innych wydatków, użytkowane samochodu musi być bezpośrednio związane przychodem z tytułu działalności. Dla przykładu – faktura za paliwo zużyte w trakcie wakacyjnego wyjazdu nie może zostać ujęta w kosztach działalności. 

Jakie wydatki związane z autem prywatnym można wliczyć w koszty podatkowe firmy?

Do kosztów podatkowych w przypadku użytkowania auta przez firmę zalicza się na przykład:

• Opłaty parkingowe,
• Naprawy i części zamienne,
• Usługi serwisowe i przeglądy,
• Składki na ubezpieczenie auta,
• Zakup paliwa.

Przedsiębiorca ma 3 opcje:

• może nie wpisywać samochodu do ewidencji środków trwałych.

W tej sytuacji właściciel firmy może odliczyć 20% sumy wartości netto i połowy podatku VAT, ale może używać auto również do celów prywatnych.

Przykładowo: na naprawę samochodu przedsiębiorca musiał wydać 615 zł brutto.

600 zł netto

115 zł VAT x 50%= 57,5 zł

20%(600+57,50) = 131,5 zł

Będzie mógł odliczyć 131,50 zł.

• Może wpisać samochód do ewidencji środków trwałych.

Wtedy ma prawo odliczyć 75% ponoszonych kosztów oraz 50% podatku VAT z faktur.

• Może zdecydować o wyłącznie służbowym wykorzystaniu pojazdu.Wtedy można zaliczyć w koszty 100% wydatków eksploatacyjnych oraz odliczyć 100% VAT. Warunek jest jeden – auto musi być użytkowane wyłącznie w celach służbowych, zgłoszone do urzędu skarbowego, a jego przebieg musi być ewidencjonowany.

Finansowanie samochodu na firmę w formie leasingu

Sprawa wygląda nieco inaczej w przypadku przedsiębiorców, którzy decydują się na kupno auta na kredyt lub formie leasingu operacyjnego lub finansowego. W przypadku kredytu oraz leasingu finansowego pojazd jest zaliczany do majątku firmowego, a na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek odpisów amortyzacyjnych. Przy leasingu operacyjnym samochód jest zaliczany majątku firmy leasingowej i to ona dokonuje amortyzacji.

Niezależnie od wyboru finansowania, jeżeli przedsiębiorca chce odliczać 100% kosztów oraz 100% VAT, musi zgłosić samochód do urzędu skarbowego jako wykorzystywany wyłącznie do użytku służbowego i prowadzić ewidencję kilometrów, czyli wspomnianą wyżej kilometrówkę. Jeżeli nie będzie jej prowadzić, wtedy może zaliczyć jedynie 75% kosztów eksploatacji do kosztów podatkowych oraz odliczyć jedynie 50% VAT. Również w tym przypadku, koszty wyłącznie prywatnego użytkowania samochodu nie mogą być wliczane do kosztów firmowych.

Jakie wydatki dotyczące auta firmowego wlicza się w koszty podatkowe?

W przypadku samochodu firmowego przedsiębiorca może włączyć do kosztów firmowych:

• raty leasingu,
• raty kredytu – część odsetkową,
• faktury za dzierżawę
• oraz koszty eksploatacyjne wymienione w poprzednim akapicie.

Amortyzacja samochodu firmowego – metody

Kupując auto za gotówkę, w kredycie lub leasingu finansowym, należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, stopniowo zaliczając jego wartość w koszty. Standardowy okres amortyzacji samochodu nowego to 5 lat, a używanego to 30 miesięcy. Ponadto auto o wartości do 10 tyś. zł można jednorazowo zaliczyć w koszty

Limity amortyzacji, leasingu operacyjnego i dzierżawy

Niestety obowiązują pewne limity dotyczące amortyzacji samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych, które konkretnie określa ustawa o podatku od osób fizycznych. Od 1 stycznia 2019 roku limit ten zależy od posiadanego pojazdu – dla auta elektrycznego jest to 225 tysięcy złotych, a dla spalinowego 150 tysięcy złotych.

Podobne limity obowiązują w przypadku leasingu operacyjnego i dzierżawy. W przypadku aut o wartości przekraczającej te limity, w koszty zaliczyć można tylko taką część raty leasingowej lub czynszu najmu, jaka odpowiada ilorazowi limitu (odpowiednio 225 tysięcy złotych lub 150 tysięcy złotych) i wartości samochodu.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w rozliczeniu samochodu firmowego, skontaktuj się z nami!

Chcesz poznać inne pomysły na koszty firmowe, przeczytaj nasze artykuły: smartwatch na firmę, rower na firmę, aparat fotograficzny na firmę.